1. Inleiding
ASL Europe BV is een in de EU geregistreerd bedrijf dat producten voor vloeistofbehandeling levert. De activiteiten van het bedrijf kennen een laag risico op witwassen. Om te voorkomen dat onze diensten (mogelijk) worden gebruikt voor witwasactiviteiten en om te voorkomen dat onze medewerkers worden blootgesteld aan witwaspraktijken, willen we het volgende antiwitwasbeleid invoeren als aanvulling op de antiwitwastraining die al onze medewerkers krijgen.
2. Toepassingsgebied van het beleid
De brede definitie van witwassen houdt in dat iedereen in principe een witwasdelict kan plegen. Hieronder vallen alle werknemers van het bedrijf, alle tijdelijke medewerkers en contractanten.
Ons beleid is erop gericht om het bedrijf in staat te stellen te voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten op een manier die in verhouding staat tot het lage risicokarakter van de activiteiten. Dit doen we door redelijke stappen te ondernemen om de kans op witwassen tot een minimum te beperken.
Alle werknemers moeten op de hoogte zijn van hun wettelijke verantwoordelijkheden.
3. Wat is witwassen?
De belangrijkste primaire wetgeving is de Proceeds of Crime Act 2002 (POCA), waarin het strafrecht met betrekking tot het witwassen van geld werd geconsolideerd, bijgewerkt en hervormd, aangevuld met de Terrorism Act 2000 en de Fraud Act 2006. De belangrijkste secundaire wetgeving is de Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017, zoals gewijzigd door de Money Laundering and Terrorist Financing (Amendment) Regulations 2019.
Witwassen kan worden gedefinieerd als het proces om illegaal verkregen geld door financiële systemen te verplaatsen, zodat het lijkt alsof het afkomstig is van een legitieme bron.
Tot de misdrijven die verband houden met het witwassen van geld behoren onder meer: het verbergen, verhullen, omzetten, overdragen van crimineel vermogen of het meenemen daarvan uit het Verenigd Koninkrijk (artikel 327 POCA); het aangaan of betrokken raken bij een overeenkomst waarvan u weet of vermoedt dat deze de verwerving, het behoud, het gebruik of de controle van crimineel vermogen door of namens een andere persoon faciliteert (artikel 328 POCA); en het verwerven, gebruiken of bezitten van crimineel vermogen (artikel 329 POCA).
Er zijn ook verschillende secundaire overtredingen, namelijk het niet melden van kennis of vermoedens van witwassen aan de Money Laundering Reporting Officer (MLRO); het niet melden door de MLRO van kennis of vermoedens van witwassen aan de National Crime Agency; en ’tippen’, waarbij iemand een persoon of personen die betrokken zijn of worden verdacht van betrokkenheid bij witwassen op een manier informeert die de kans verkleint dat zij worden onderzocht of dat het onderzoek wordt geschaad.
Elke medewerker kan potentieel onder de witwasvoorschriften vallen als hij/zij witwassen vermoedt en er op enigerlei wijze bij betrokken raakt en/of er niets aan doet. Dit beleid beschrijft hoe u eventuele zorgen kunt melden.
4. Meldpunt Witwaspraktijken (MLRO)
Het bedrijf zal een MLRO aanstellen die meldingen over witwasactiviteiten in ontvangst neemt en verantwoordelijk is voor de bestrijding van witwasactiviteiten binnen het bedrijf. De hiervoor aangestelde functionaris is de algemeen directeur van ASL Europe BV.
Het bedrijf zal tevens een plaatsvervangend MLRO aanstellen die verantwoordelijk zal zijn bij afwezigheid van de benoemde functionaris. De plaatsvervangend MLRO is de financieel manager.
Daarnaast is er een anonieme tiplijn (compliance@sabias.co.za) opgezet om ervoor te zorgen dat beschuldigingen van overtredingen van de regelgeving of het groepsbeleid op verantwoorde wijze worden behandeld (zie ons anti-corruptiebeleid en -verklaring).
De MLRO zorgt ervoor dat nieuwe en bestaande werknemers de juiste training en bewustwording krijgen en dat dit indien nodig wordt herzien en bijgewerkt.
De MLRO ziet erop toe dat de onderneming passende antiwitwassystemen en -processen invoert.
5. Vermoedens van witwassen
Alle werknemers moeten zo snel mogelijk melding maken van eventuele kennis van of vermoedens van (of wanneer er gegronde redenen zijn om te vermoeden van) verdachte activiteiten aan de MLRO in de voorgeschreven vorm zoals uiteengezet in dit beleidsdocument.
Nadat de kwestie aan de MLRO is gemeld, moet de werknemer de ontvangen instructies opvolgen en mag hij/zij GEEN verder onderzoek naar de kwestie doen.
De werknemer mag GEEN vermoedens uiten tegenover de persoon/personen die hij/zij verdenkt van witwassen, aangezien dit kan leiden tot het plegen van het strafbare feit ’tippen’. Hij/zij mag de kwestie NIET met anderen bespreken of in het dossier vermelden dat er een melding is gedaan bij de MLRO, voor het geval de verdachte hierdoor op de hoogte raakt.
6. Behandeling van de openbaarmaking door de MLRO
Zodra de MLRO het rapport heeft ontvangen, moet het tijdig worden geëvalueerd om te bepalen of:
Er vindt daadwerkelijk of vermoedelijk witwassen van geld plaats; of Er zijn redelijke gronden om te weten of te vermoeden dat dit het geval is; en Of de MLRO een rapport over verdachte activiteiten (SAR) moet indienen bij de National Crime Agency (de NCA).
Indien de MLRO tot de conclusie komt dat er geen gegronde redenen zijn om witwassen te vermoeden, wordt toestemming gegeven om de lopende of op handen zijnde transactie(s) te laten doorgaan.
Indien toestemming van de NCA vereist is om een transactie te laten doorgaan, mag/mogen de betreffende transactie(s) niet worden ondernomen of voltooid totdat de NCA specifieke toestemming heeft gegeven, of totdat er sprake is van toestemming na het verstrijken van de relevante termijnen, zonder bezwaar van de NCA.
Alle openbaarmakingsrapporten die aan de MLRO worden voorgelegd en rapporten die aan de NCA worden gedaan, worden door de MLRO gedurende minimaal vijf jaar bewaard in een vertrouwelijk dossier dat speciaal voor dat doel wordt bijgehouden.
De MLRO moet ook overwegen of er aanvullende meldingen en rapporten aan andere relevante handhavingsinstanties moeten worden gedaan.
7. Klantidentificatie en due diligence
Er wordt een due diligence uitgevoerd op alle klanten die basisinformatie moeten verstrekken, waaronder: volledige naam/bedrijfsnaam, bedrijfs-/woonadres (particulieren) en bedrijfsregistratienummer.
Verbeterde due diligence
Het kan nodig zijn dat het bedrijf verscherpt due diligence-onderzoek uitvoert wanneer de klant of een transactie waarbij de klant betrokken is, een “hoog risico” lijkt te hebben. Dit betekent dat er een hoger niveau van identificatie en verificatie van de identiteit van de klant vereist is. De volgende, niet-uitputtende lijst van situaties kan wijzen op een “hoog risico”:
een nieuwe klant;
een klant die niet goed bekend is bij het Bedrijf;
klanten in bekende risicovolle sectoren en/of rechtsgebieden;
transacties die ongebruikelijk zijn of ongebruikelijk lijken voor die klant;
zeer complexe transactie- of betalingsregelingen;
de transactie betreft een politiek prominente persoon (“PEP”) of een direct familielid of een naaste medewerker van een PEP (een politiek prominente persoon (PEP) is iemand die in de afgelopen 12 maanden door een maatschappelijke instelling, een internationale instantie of een staat, waaronder het VK, is benoemd tot een prominente functie); er vinden
geen persoonlijke ontmoetingen plaats met de klant waar dit gewoonlijk wordt verwacht; en
transacties van meer dan £ 100 die contant worden betaald.
Medewerkers moeten het witwasrisico voor elke klant beoordelen en als u vermoedt dat er een verscherpte due diligence vereist is, dient u met de MLRO te spreken voordat u de relatie met de klant voortzet. De MLRO zal de voortzetting van de zakelijke relatie moeten goedkeuren.
Indien er sprake is van verscherpt due diligence-onderzoek, moet de MLRO:
aanvullende informatie over de klant en de uiteindelijk begunstigde(n) van de klant verkrijgen;
aanvullende informatie over de beoogde aard van de zakelijke relatie verkrijgen;
informatie verkrijgen over de bron van de fondsen en de bron van het vermogen van de klant en de uiteindelijk begunstigde(n) van de klant
verkrijgen; en de zakelijke relatie nauwlettender controleren.
Dit kan onder meer het volgende omvatten:
het controleren van de website van de organisatie om de identiteit van personeel, het bedrijfsadres en andere gegevens te bevestigen;
het bijwonen van de klant op zijn bedrijfsadres;
het verkrijgen van aanvullende informatie of bewijs om de identiteit van de klant en zijn/haar uiteindelijk belanghebbenden vast te stellen, inclusief het controleren van openbaar toegankelijke registers van uiteindelijk belanghebbenden van rechtspersonen, zoals de registers die beschikbaar zijn bij Companies House;
in het geval van een PEP, het verkrijgen van goedkeuring van het senior management en het vaststellen van de bron van vermogen en de herkomst van fondsen;
ervoor zorgen dat de eerste betaling wordt gedaan op een bankrekening op naam van de klant;
Indien er bij aanvang geen afdoende bewijs van identiteit wordt verkregen, kan de zakelijke relatie of eenmalige transactie(s) niet worden voortgezet. Er dient een rapport te worden ingediend bij de MLRO, die vervolgens zal beoordelen of er een rapport moet worden ingediend bij de NCA.
8. Doorlopende monitoring
Medewerkers dienen klanten regelmatig te controleren om ervoor te zorgen dat het risiconiveau van de klantgegevens en de informatie die over elke klant wordt bewaard, niet alleen accuraat en actueel is, maar ook overeenkomt met de kennis van de klant en diens bedrijf. Verdere due diligence kan vereist zijn als er nieuwe mensen bij een klant betrokken raken. Verdachte activiteiten moeten worden gemeld aan de MLRO.
9. Gegevensbescherming
Klantgegevens moeten worden verzameld in overeenstemming met de Data Protection Act 2018. Deze gegevens kunnen worden ‘verwerkt’ zoals gedefinieerd in de Data Protection Act 2018 om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen.
10. Administratie
Identificatiebewijzen van klanten en details van relevante transacties voor die klant moeten minimaal vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relatie met die klant worden bewaard.