Toepassingsgebied
Dit beleid is van toepassing op de Groep en al haar dochterondernemingen (hierna de “Groep”).
INLEIDING
Onze ethische code vormt de leidraad voor onze beslissingen en handelingen. We vertrouwen uiteindelijk op de individuele handelingen van onze medewerkers wereldwijd om onze integriteit, geloofwaardigheid en reputatie te beschermen. Elke medewerker is persoonlijk verantwoordelijk voor de naleving van onze ethische code.
De richtlijnen moeten worden geïnterpreteerd en toegepast binnen het kader van de wetten en voorwaarden van de landen waarin we actief zijn, en rekening houdend met het beleid van onze Groep. We dienen te allen tijde omstandigheden of handelingen te vermijden die de schijn van oneerlijkheid of wangedrag wekken.
ETHISCHE RICHTLIJNEN
Medewerkers:
De Groep is een werkgever die gelijke kansen biedt. SA Bias werft ongeacht ras, geloofsovertuiging, huidskleur, nationale afkomst, geslacht, leeftijd, burgerlijke staat, handicap of beperking, seksuele geaardheid of religie. In Zuid-Afrika wordt de werving echter beïnvloed en gestuurd door de doelstellingen van het bedrijf op het gebied van gelijke kansen voor werknemers. Van medewerkers wordt verwacht dat zij de werkzaamheden van SA Bias op een zorgvuldige en loyale manier uitvoeren, in overeenstemming met het beleid en de richtlijnen van de Groep. Onze medewerkers worden verantwoordelijk gehouden voor hun daden en worden geacht open, eerlijk en integer te handelen. Van medewerkers wordt verwacht dat zij zich aan de wet houden.
De Groep streeft ernaar ervoor te zorgen dat alle bedrijfsfaciliteiten onder veilige werkomstandigheden functioneren. De Managing Director (MD) of General Manager (GM), al naar gelang het geval, van elk bedrijf is verantwoordelijk voor de naleving van alle bepalingen van de lokale gezondheids- en veiligheidswetgeving.
Vertrouwelijkheid
Het is van vitaal belang om de privacy van de vertrouwelijke informatie van de Groep te beschermen. Vertrouwelijke informatie omvat eigendoms-, technische, zakelijke, product-, IP-, computersysteem-, productie-, financiële, joint venture-, klant-, werknemers- en andere informatie die niet openbaar beschikbaar is. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om te weten welke informatie vertrouwelijk is en om bij twijfel opheldering te vragen. Werknemers mogen vertrouwelijke informatie niet bekendmaken aan anderen, inclusief familie en vrienden buiten de Groep, tenzij ze daartoe gemachtigd zijn. Binnen de Groep mag vertrouwelijke informatie alleen worden bekendgemaakt op basis van need-to-know. Werknemers mogen vertrouwelijke informatie niet gebruiken voor ongeautoriseerde doeleinden en moeten ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt beschermd tegen verlies, diefstal en misbruik.
Medewerkers van de Klanten- en Leveranciersgroep
dienen met leveranciers, klanten en anderen die zakendoen met het bedrijf om te gaan op een manier die conflicten tussen persoonlijke belangen en die van het bedrijf vermijdt. Het is medewerkers uitdrukkelijk verboden (zonder schriftelijke toestemming van het senior management en met inachtneming van het relevante Groepsbeleid):
a) het vragen om of accepteren van geschenken of enige vorm van compensatie van leveranciers, klanten en anderen die zaken doen of zaken willen doen met een bedrijf in de Groep.
b) optreden als tussenpersoon ten behoeve van een derde partij bij transacties waarbij een onderneming uit de groep betrokken is.
c) het direct of indirect bezitten van aandelen in leveranciers, klanten of concurrenten van de Groep, met uitzondering van het geval van beursgenoteerde bedrijven waarbij werknemers maximaal 5% van de aandelen van deze bedrijven mogen bezitten.
De Groep verbindt zich ertoe geen leveranciers te ondersteunen die gebruikmaken van dwangarbeid, kinderarbeid, of enige vorm van moderne slavernij of mensenhandel.
Het is onze verantwoordelijkheid om de behoeften van onze klanten in te schatten en kwaliteitsproducten en -diensten aan te bieden tegen passende voorwaarden en prijzen. We verkopen producten en diensten op een eerlijke manier en zullen geen verkoop nastreven waarbij we onrechtmatig handelen of deze normen schenden. We zullen geen financiële prikkels aanbieden aan het personeel van onze klanten om hen ertoe aan te zetten producten of diensten bij ons af te nemen.
Wij zullen ons bezighouden met vrije en eerlijke concurrentie en zullen ons onthouden van elke vorm van collusie.
Het beleid van de Groep is om alle apparatuur, benodigdheden en diensten in te kopen op basis van professionaliteit, waar voor uw geld en reputatie. Onze leveranciers en onderaannemers worden met integriteit en zonder discriminatie behandeld. We werken alleen met onderaannemers waarvan het lokale management de operationele en veiligheidsnormen heeft beoordeeld en heeft bevestigd dat deze (binnen de grenzen van wat redelijkerwijs mogelijk is) consistent zijn met onze eigen normen.
Wereldwijde gemeenschappen
Wij gedragen ons als een verantwoordelijke onderneming door de wet, het milieu en de gemeenschappen waarin wij actief zijn, te respecteren.
a) Mensenrechten – De Groep zet zich wereldwijd in voor de bescherming van mensenrechten en accepteert geen enkele vorm van kinderarbeid, dwangarbeid of andere vormen van dwang, fraude, misleiding, machtsmisbruik of andere middelen om controle over een ander te verkrijgen met het oog op uitbuiting. De Groep hanteert een zerotolerancebeleid ten aanzien van moderne slavernij in al haar vormen.
b) Politieke activiteiten – De Groep levert geen financiële bijdragen aan of steunt geen enkele politieke partij en is politiek neutraal. Zij steunt volledig de wetten van het land en de regering van het moment.
c) Bijdragen – Het is ons beleid dat geen enkele medewerker van het bedrijf bijdragen, betalingen of geschenken aan derden mag doen of ermee mag instemmen deze te doen in strijd met de wet. De Groep steunt waardevolle maatschappelijke en liefdadigheidsdoelen en moedigt medewerkers aan hetzelfde te doen in hun persoonlijke hoedanigheid.
Bescherming en gebruik van eigendommen
Alle medewerkers van de Groep zijn verantwoordelijk voor het juiste gebruik, behoud en de bescherming van zowel materiële als immateriële bedrijfsmiddelen, waaronder eigendommen, voertuigen, apparatuur en technische bedrijfsinformatie zoals computerprogramma’s, marketinginformatie, klantenlijsten en andere gerelateerde informatie. Het management van elk bedrijf is verantwoordelijk voor het vaststellen en communiceren aan de medewerkers van het beleid en de procedures die nodig zijn om aan deze verantwoordelijkheden te voldoen.
Financiële verslaggeving
De Groep vereist eerlijke en nauwkeurige vastlegging en rapportage van financiële en andere informatie om weloverwogen zakelijke beslissingen te kunnen nemen. Zakelijke transacties wereldwijd moeten naar behoren worden geautoriseerd en onze administratie moet deze transacties en gebeurtenissen nauwkeurig weergeven en voldoen aan de vereiste boekhoudkundige principes en het financiële beleid van de Groep. Begrotingen, prognoses en financiële voorstellen moeten alle informatie die relevant is voor de gevraagde of aanbevolen beslissing nauwkeurig weergeven. Geheime en niet-geregistreerde kasgelden of andere activa zijn onder geen enkele omstandigheid verboden. Voor zover enige vorm van verrekening of afvlakking van resultaten van de ene maand op de andere in de managementrekeningen moet worden uitgevoerd of indien een materiële financiële gebeurtenis niet tijdig in de managementrekeningen wordt opgenomen, moet dergelijke actie vooraf specifiek worden gecommuniceerd aan en goedgekeurd door de CFO van de Groep.
De boeken en bescheiden van het bedrijf moeten worden bijgehouden in overeenstemming met IFRS en de richtlijnen die zijn vastgesteld door de financiële afdeling van de groep.
Medewerkers van de Compliance
Group dienen zich te houden aan de Ethische Code. Vragen over de geldigheid of interpretatie dienen te worden voorgelegd aan de MD en CFO van de groep. Het niet naleven van de code en het bijbehorende groepsbeleid kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Er
is een anonieme tiplijn ingesteld om ervoor te zorgen dat beschuldigingen van overtredingen van regelgeving of groepsbeleid verantwoord worden afgehandeld (zie ons anti-corruptiebeleid en onze verklaring).
Klokkenluiden – Alle werknemers van de Groep en haar dochterondernemingen, leveranciers en klanten worden aangemoedigd om eventuele zorgen met betrekking tot onrechtmatig gedrag, wanpraktijken, onethisch gedrag, gevaren voor het publiek of het milieu en alle andere zaken met betrekking tot een schending van de regelgeving of het beleid te melden aan de Compliance Officer van de Groep.
De Groep beschikt over een gerenommeerde commissie Sociaal en Ethisch met een beproefd Sociaal en Ethisch Handvest. Deze commissie beoordeelt jaarlijks een breed scala aan feedback over compliance van alle bedrijven binnen de Groep. De commissie heeft een Group Compliance Officer, de CFO van de Groep, aangesteld om de compliance te coördineren en te bewaken.
Van alle medewerkers van de Groep wordt verwacht dat zij de Ethische Code begrijpen en naleven.
ADMINISTRATIEVE VERANTWOORDELIJKHEID:
De directeur van het hoofdkantoor is verantwoordelijk voor de uitvoering van dit beleid.
Beleid Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
Inleiding
De welvaart van ons bedrijf en van de gemeenschappen waarin we actief zijn, vereist een toewijding aan het duurzaam beheren van onze activiteiten. Daarom hebben we een beleid ontwikkeld dat alle aspecten van ons bedrijf beïnvloedt en verbetert. We willen de onderstaande principes en praktijken omarmen en naleven.
Mensen
Wij zetten ons in voor het welzijn en de voortdurende ontwikkeling van onze mensen en voor het opleiden van onze werknemers. Medewerkers worden gewaardeerd, gewaardeerd en krijgen regelmatig feedback, zodat elke werknemer een duidelijk beeld heeft van zijn of haar rol en de manier waarop hij of zij bijdraagt aan het bedrijf.
Wij verwachten van onze medewerkers dat zij integer met elkaar omgaan en hoge normen hanteren op het gebied van zakelijke praktijken en vakmanschap.
Wij ondersteunen diversiteit, eerlijkheid en gelijke kansen en streven ernaar om medewerkers te betrekken bij en te informeren over de koers van het bedrijf.
Klanten
Wij streven ernaar om langdurige relaties op te bouwen met al onze klanten en andere belanghebbenden door inzicht te krijgen in hun doelstellingen en deze in de loop van de tijd te ontwikkelen, en aan hun behoeften te voldoen.
Wij streven ernaar om een eerlijke prijs, consistente kwaliteit en betrouwbaarheid te bieden.
Wij streven ernaar de hoogste professionele en ethische normen te hanteren en zijn eerlijk, open en transparant in al onze omgang met klanten.
Leveranciers
Wij streven ernaar om sterke relaties op te bouwen en te onderhouden met belangrijke leveranciers en aannemers.
We streven ernaar leveranciers te selecteren die onze ethos delen op het gebied van arbeidsvoorwaarden, kwaliteit en milieucontroles. Dit zullen we communiceren aan alle (potentiële) leveranciers.
Gezondheid en veiligheid
Wij streven ernaar de hoogste normen op het gebied van gezondheid en veiligheid te bereiken en te handhaven en een veilige en gezonde werkomgeving te bieden voor al onze activiteiten.
Wij beschikken over een actueel en effectief schriftelijk gezondheids- en veiligheidsbeleid dat regelmatig wordt herzien en bijgewerkt.
Milieu
Binnen onze groep hanteren wij een milieubeleid dat is afgestemd op de individuele
bedrijven.
Gemeenschap:
We erkennen en begrijpen het belang van de lokale gemeenschap waarin we actief zijn. We
streven ernaar onze bijdrage aan de gemeenschap te vergroten door oog te hebben voor de behoeften van lokale mensen en groepen en door ethische en maatschappelijk verantwoorde handel te bevorderen. Lokale managers hebben de vrijheid om goede doelen/non-profitorganisaties binnen de lokale gemeenschap van hun bedrijf te steunen en hieraan te doneren.